Việc soạn thảo một mẫu hợp đồng thuê xe ô tô vận tải chi tiết và chặt chẽ là yếu tố then chốt để đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của cả hai bên: bên cho thuê (các đơn vị kinh doanh vận tải) và bên thuê (doanh nghiệp, tổ chức cần xe đưa đón công nhân viên, học sinh…). Một hợp đồng rõ ràng không chỉ là căn cứ pháp lý quan trọng mà còn giúp hạn chế tối đa các rủi ro phát sinh trong quá trình hợp tác. Bài viết này sẽ đi sâu phân tích các khía cạnh pháp lý quan trọng và cung cấp một mẫu hợp đồng tham khảo chuyên nghiệp, giúp quý độc giả tự tin hơn khi giao kết.
Cơ sở pháp lý cho Hợp đồng Thuê Xe Vận Tải
Hoạt động thuê và cho thuê tài sản, bao gồm cả xe ô tô sử dụng cho mục đích vận tải, được điều chỉnh bởi các quy định trong Bộ luật Dân sự 2015. Việc nắm vững các điều khoản này là nền tảng để xây dựng một mẫu hợp đồng thuê xe ô tô vận tải hợp lệ và bảo vệ quyền lợi chính đáng của các bên. Các điều từ 472 đến 482 của Bộ luật Dân sự 2015 quy định chi tiết về hợp đồng thuê tài sản.
Khái niệm Hợp đồng Thuê Tài sản theo Bộ luật Dân sự
Theo quy định tại Điều 472 Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng thuê tài sản là sự thỏa thuận tự nguyện giữa các bên. Theo đó, bên cho thuê có nghĩa vụ giao tài sản thuộc quyền sở hữu của mình (ở đây là xe ô tô) cho bên thuê để sử dụng trong một khoảng thời gian xác định. Ngược lại, bên thuê có nghĩa vụ trả một khoản tiền thuê theo thỏa thuận cho bên cho thuê. Bản chất của hợp đồng này là chuyển giao quyền sử dụng tài sản trong một thời hạn, quyền sở hữu vẫn thuộc về bên cho thuê.
Các điều khoản quan trọng cần lưu ý
Khi xây dựng mẫu hợp đồng thuê xe ô tô vận tải, cần đặc biệt chú ý đến các điều khoản cốt lõi được quy định trong Bộ luật Dân sự 2015 để đảm bảo tính pháp lý và sự rõ ràng. Các điều khoản này bao gồm giá thuê, thời hạn thuê, quyền cho thuê lại (nếu có thỏa thuận), nghĩa vụ của mỗi bên và cách thức trả lại tài sản sau khi hợp đồng kết thúc. Việc cụ thể hóa các điều này trong hợp đồng sẽ giúp phòng ngừa tranh chấp hiệu quả.
Giá thuê xe
Giá thuê xe là một trong những nội dung quan trọng nhất trong hợp đồng. Theo Bộ luật Dân sự, giá thuê sẽ do các bên tự thỏa thuận và ghi rõ trong hợp đồng. Trường hợp không có thỏa thuận cụ thể hoặc thỏa thuận không rõ ràng về mức giá, pháp luật quy định giá thuê sẽ được xác định dựa trên giá thị trường của loại tài sản đó (xe ô tô vận tải) tại địa điểm và thời điểm giao kết hợp đồng. Điều này nhấn mạnh sự cần thiết phải ghi rõ ràng mức giá và phương thức thanh toán trong mẫu hợp đồng thuê xe ô tô vận tải.
Thời hạn thuê
Thời hạn thuê xe cũng là một yếu tố then chốt quyết định hiệu lực và nghĩa vụ của các bên. Thời hạn này do bên thuê và bên cho thuê thống nhất và ghi rõ trong hợp đồng. Nếu các bên không có thỏa thuận cụ thể về thời hạn thuê, thời hạn này sẽ được xác định dựa trên mục đích thuê xe ban đầu (ví dụ: thuê để phục vụ dự án xây dựng thì thời hạn có thể theo tiến độ dự án). Trường hợp không thể xác định được thời hạn thuê theo mục đích, mỗi bên có quyền chấm dứt hợp đồng bất cứ lúc nào nhưng phải thông báo trước cho bên kia một khoảng thời gian hợp lý theo quy định hoặc tập quán.
Quyền cho thuê lại
Theo quy định của pháp luật, bên thuê chỉ có quyền cho bên thứ ba thuê lại chiếc xe ô tô đã thuê nếu nhận được sự đồng ý rõ ràng từ bên cho thuê. Điều này có nghĩa là nếu bên thuê muốn sử dụng chiếc xe thuê để tiếp tục ký hợp đồng vận tải với một đơn vị khác và cần bên khác đứng tên khai thác trực tiếp, họ bắt buộc phải có văn bản đồng ý của chủ xe (bên cho thuê). Nội dung này cần được làm rõ ngay trong mẫu hợp đồng thuê xe ô tô vận tải ban đầu để tránh các vi phạm về sau.
Nghĩa vụ của Bên cho thuê
Bên cho thuê xe ô tô có các nghĩa vụ cơ bản được pháp luật quy định nhằm đảm bảo quyền lợi cho bên thuê. Đầu tiên và quan trọng nhất là giao xe đúng loại, đúng số lượng, đảm bảo chất lượng và tình trạng sử dụng tốt tại thời điểm bàn giao như đã thỏa thuận. Kèm theo đó là cung cấp đầy đủ giấy tờ và thông tin cần thiết liên quan đến việc sử dụng xe. Bên cho thuê còn phải đảm bảo xe trong tình trạng hoạt động ổn định suốt thời gian thuê, thực hiện các sửa chữa lớn khi xe hư hỏng (trừ hư hỏng nhỏ theo tập quán bên thuê tự sửa). Nếu xe có khuyết tật mà bên thuê không biết hoặc không thể sửa chữa được ảnh hưởng đến mục đích thuê, bên thuê có quyền yêu cầu sửa chữa, giảm giá, đổi xe khác hoặc chấm dứt hợp đồng và yêu cầu bồi thường.
Nghĩa vụ của Bên thuê
Song song với quyền lợi, bên thuê xe ô tô vận tải cũng có nhiều nghĩa vụ cần tuân thủ. Nghĩa vụ hàng đầu là bảo quản xe cẩn thận, thực hiện bảo dưỡng và sửa chữa nhỏ theo định kỳ. Bên thuê phải chịu trách nhiệm và bồi thường nếu làm mất hoặc gây hư hỏng xe, trừ trường hợp hao mòn tự nhiên do quá trình sử dụng. Việc sử dụng xe phải đúng công dụng (vận tải) và đúng mục đích đã thỏa thuận trong hợp đồng. Nếu bên thuê sử dụng sai mục đích, bên cho thuê có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng và yêu cầu bồi thường thiệt hại. Ngoài ra, bên thuê có thể tu sửa, nâng cấp xe nếu được sự đồng ý của bên cho thuê và có thể yêu cầu thanh toán chi phí hợp lý cho việc làm tăng giá trị tài sản này.
Trả lại tài sản thuê
Khi hợp đồng thuê xe ô tô vận tải kết thúc, bên thuê có nghĩa vụ trả lại xe cho bên cho thuê. Xe phải được trả lại trong tình trạng tương đương khi nhận, chỉ chấp nhận hao mòn tự nhiên do sử dụng thông thường. Nếu giá trị xe bị giảm sút do lỗi của bên thuê (ngoài hao mòn tự nhiên), bên cho thuê có quyền yêu cầu bồi thường thiệt hại. Đối với xe ô tô là động sản, địa điểm trả xe thông thường là nơi cư trú hoặc trụ sở của bên cho thuê, trừ khi các bên có thỏa thuận khác. Trường hợp bên thuê chậm trả xe, họ phải trả tiền thuê cho thời gian chậm trả, bồi thường thiệt hại phát sinh và chịu mọi rủi ro xảy ra với chiếc xe trong thời gian chậm trả đó.
Mẫu Hợp Đồng Thuê Xe Ô Tô Vận Tải Chi Tiết
Dựa trên các quy định pháp lý và nhu cầu thực tế của hoạt động kinh doanh vận tải, việc xây dựng một mẫu hợp đồng thuê xe ô tô vận tải chi tiết và chuyên nghiệp là vô cùng cần thiết. Dưới đây là cấu trúc và nội dung tham khảo cho một mẫu hợp đồng chuẩn, giúp các bên dễ dàng điền thông tin và giao kết.
Cấu trúc cơ bản của Mẫu Hợp đồng
Một mẫu hợp đồng thuê xe ô tô vận tải thông thường sẽ bao gồm các phần chính như thông tin các bên, nội dung chi tiết về đối tượng thuê (chiếc xe), giá trị và phương thức thanh toán, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên, thời hạn hợp đồng, các điều khoản chung và phần chữ ký xác nhận. Việc trình bày rõ ràng từng phần theo cấu trúc khoa học giúp các bên dễ dàng theo dõi và rà soát lại các thỏa thuận.
Phần Thông tin các bên
Phần mở đầu của hợp đồng cần ghi rõ và đầy đủ thông tin về Bên A (Bên cho thuê) và Bên B (Bên thuê). Thông tin này bao gồm tên đầy đủ của tổ chức/cá nhân, địa chỉ trụ sở/nơi cư trú, số điện thoại liên lạc, thông tin người đại diện (nếu là tổ chức) kèm theo chức vụ, mã số thuế (nếu có), và số CMND/CCCD đối với cá nhân. Việc ghi chính xác thông tin này là cơ sở để xác định chủ thể tham gia giao dịch và giải quyết tranh chấp sau này.
Điều 1: Nội dung Hợp đồng
Điều khoản này mô tả chi tiết về chiếc xe ô tô được thuê. Cần ghi rõ số lượng xe, loại xe (hãng sản xuất, mẫu xe), năm sản xuất (đời xe), biển số kiểm soát, và số khung, số máy (thông tin này quan trọng để xác định chính xác chiếc xe). Tình trạng của xe tại thời điểm bàn giao cũng cần được mô tả (ví dụ: xe trong tình trạng sử dụng tốt, đã đăng kiểm, các vết xước/hư hỏng nhỏ nếu có…).
Điều 2: Giá trị Hợp đồng, Phương thức Thanh toán
Điều này quy định mức giá thuê xe (ví dụ: theo tháng, theo chuyến, theo km), đơn vị tiền tệ (VNĐ), và cách ghi rõ bằng chữ. Đặc biệt trong vận tải, cần làm rõ các yếu tố ảnh hưởng đến giá như giới hạn số km sử dụng trong kỳ hạn, chi phí phát sinh khi vượt quá giới hạn đó. Phương thức thanh toán (tiền mặt hay chuyển khoản), thời gian thanh toán (đầu kỳ, cuối kỳ, theo đợt), và các khoản thuế phí liên quan (ví dụ: VAT) cũng phải được nêu chi tiết.
Điều 3: Trách nhiệm và Quyền hạn của các bên
Đây là điều khoản rất quan trọng, cụ thể hóa các nghĩa vụ và quyền lợi của Bên cho thuê và Bên thuê dựa trên quy định của Bộ luật Dân sự và thỏa thuận riêng của các bên. Các trách nhiệm thường bao gồm:
- Bên cho thuê (Bên A): Giao xe, cung cấp giấy tờ, đảm bảo xe đủ điều kiện hoạt động (đăng kiểm, bảo hiểm), hỗ trợ thủ tục pháp lý (nếu cần cho mục đích kinh doanh vận tải), chịu trách nhiệm về nguồn gốc xe, sửa chữa lớn.
- Bên thuê (Bên B): Sử dụng xe đúng mục đích, bảo quản xe, sửa chữa nhỏ, chịu chi phí vận hành (xăng dầu, bến bãi, rửa xe), chịu trách nhiệm khi xảy ra tai nạn/hư hỏng do lỗi, thanh toán tiền thuê đúng hạn, chịu các khoản thuế phí liên quan đến hoạt động vận tải của mình.
Điều 4: Hiệu lực Hợp đồng
Điều này quy định thời gian bắt đầu và kết thúc của hợp đồng thuê xe. Cần ghi rõ ngày, tháng, năm hợp đồng có hiệu lực và ngày, tháng, năm hợp đồng chấm dứt. Các điều khoản về việc chấm dứt hợp đồng trước thời hạn cũng cần được quy định, ví dụ như yêu cầu phải thông báo trước bao lâu bằng văn bản.
Điều 5: Điều khoản chung
Điều khoản chung thường bao gồm các quy định về việc giải quyết tranh chấp (thương lượng, hòa giải, hoặc đưa ra Tòa án/Trọng tài), cam kết thực hiện đúng hợp đồng, việc sửa đổi bổ sung hợp đồng (phải bằng văn bản và có sự đồng ý của cả hai bên). Đây là những điều khoản đảm bảo quá trình thực hiện và xử lý các vấn đề phát sinh được minh bạch và tuân thủ pháp luật.
Chữ ký các bên
Phần cuối cùng của hợp đồng là nơi đại diện hợp pháp của Bên A và Bên B (hoặc cá nhân trực tiếp) ký và đóng dấu (nếu có) để xác nhận sự đồng ý và ràng buộc pháp lý. Cần ghi rõ họ tên, chức vụ (nếu có) dưới chữ ký. Hợp đồng thường được lập thành nhiều bản có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ một số bản nhất định.
Giao diện ứng dụng quản lý xe, hỗ trợ người thuê xe ô tô vận tải theo dõi hoạt động
Mẫu Hợp Đồng Thuê Xe Tham Khảo
Dưới đây là mẫu hợp đồng thuê xe ô tô vận tải tham khảo, quý vị có thể điều chỉnh cho phù hợp với thỏa thuận cụ thể của mình:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc
HỢP ĐỒNG THUÊ XE
Số: …./[Năm]/…-HĐTX
- Căn cứ Bộ Luật Dân sự số 91/2015/QH13 của Quốc Hội nước Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam;
- Căn cứ nhu cầu và khả năng cung ứng của các bên.
Hôm nay, ngày … tháng…….. năm [Năm], tại …………………………………………………, chúng tôi gồm:
BÊN A: (Bên cho thuê):
- Tên tổ chức/cá nhân: ……………………………………………………………….
- Địa chỉ trụ sở/Nơi cư trú: …………………………………………………………………………………….
- Điện thoại: …………………………………………………………………………………
- Đại diện (nếu có): ………………………………………………………………………………………. Chức vụ: ……………………………………….
- Mã số thuế (nếu có): …………………………………………………………………………………..
BÊN B: (Bên thuê):
- Tên tổ chức/cá nhân: …………………………………………………………………………….
- Số CMND/CCCD/ĐKKD số: ………………. Ngày cấp/Nơi ĐK: …………………. Nơi cấp: ………………………
- Hộ khẩu thường trú/Địa chỉ trụ sở: ………………………………………………………………………………
- Điện thoại: …………………………………………………………………………………
- Đại diện (nếu có): ………………………………………………………………………………………. Chức vụ: ……………………………………….
- Mã số thuế (nếu có): …………………………………………………………………………………..
Sau khi bàn bạc, thỏa thuận trên nguyên tắc tự nguyện, bình đẳng, hai bên thống nhất ký kết Hợp đồng thuê xe với các điều khoản sau:
ĐIỀU 1 : NỘI DUNG HỢP ĐỒNG
Bên A đồng ý cho bên B thuê xe ô tô với thông tin chi tiết như sau:
- Số lượng xe: …… (ghi bằng chữ: ………………………………….)
- Thông tin từng xe (nếu có nhiều xe, có thể lập Phụ lục đính kèm):
- Xe thứ nhất:
- Hãng xe: …………………………; Loại xe: ……………………………………..
- Sản xuất năm: …… (Đời xe: …….); Biển số kiểm soát: ………………………….
- Số khung: ………………………………; Số máy: …………………………………
- Màu sơn: ………………………………; Tình trạng xe khi bàn giao: ………………. (Ví dụ: Xe hoạt động tốt, đã đăng kiểm, bảo hiểm còn hiệu lực. Ghi chú các vết xước, hư hỏng nhỏ nếu có).
- Xe thứ hai: (Tương tự)…
- Xe thứ nhất:
Xe được bàn giao cùng đầy đủ giấy tờ liên quan (Giấy đăng ký xe, Giấy kiểm định, Giấy bảo hiểm xe…) và trong tình trạng sử dụng tốt, phù hợp với mục đích vận tải/đưa đón công nhân viên/học sinh như đã thỏa thuận.
ĐIỀU 2 : GIÁ TRỊ HỢP ĐỒNG, PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN:
- Giá thuê xe: ……………. đồng/[Đơn vị thời gian thuê – ví dụ: tháng, chuyến] (Bằng chữ: ……………. đồng chẵn một [Đơn vị thời gian thuê]).
- Tổng giá trị hợp đồng (tạm tính theo thời hạn): …………………………………….. đồng (Bằng chữ: ………………………………………………… đồng chẵn).
- Các thỏa thuận về giới hạn sử dụng và chi phí phát sinh (nếu có): Ví dụ, trong vòng một tháng bên B không được sử dụng vượt quá ……….. km. Số km chạy vượt hàng tháng/kỳ sẽ được tính phí cụ thể là …………. đồng/km hoặc theo mức thỏa thuận khác.
- Giá thuê nêu trên [chưa bao gồm/đã bao gồm] 10 % thuế VAT (nếu áp dụng).
- Phương thức thanh toán: [Tiền mặt/Chuyển khoản] vào tài khoản số …………………….. của Bên A tại Ngân hàng ……………………………………
- Thời hạn thanh toán: Bên B sẽ thanh toán cho Bên A ……………. [lần thanh toán theo kỳ hạn, ví dụ: tháng, quý] một lần, trong vòng [Số] ngày đầu tiên/cuối cùng của chu kỳ thanh toán đó.
ĐIỀU 3 : TRÁCH NHIỆM, QUYỀN HẠN CỦA CÁC BÊN
3.1. Trách nhiệm, quyền hạn của bên A (Bên cho thuê):
- Giao xe và toàn bộ giấy tờ liên quan đến xe (bản gốc hoặc bản sao công chứng theo thỏa thuận) cho Bên B ngay sau khi Hợp đồng có hiệu lực và Bên B đã thực hiện nghĩa vụ thanh toán đợt đầu tiên theo Điều 2.
- Chịu trách nhiệm pháp lý về nguồn gốc, quyền sở hữu và quyền cho thuê của xe.
- Đảm bảo xe trong tình trạng kỹ thuật an toàn, đủ điều kiện lưu thông và phù hợp mục đích thuê trong suốt thời gian hợp đồng (trừ các trường hợp thuộc trách nhiệm của Bên B).
- Thực hiện các sửa chữa lớn đối với xe khi xe bị hư hỏng không do lỗi của Bên B gây ra, đảm bảo xe hoạt động bình thường.
- Hỗ trợ Bên B (nếu cần) trong việc hoàn thiện các thủ tục pháp lý liên quan đến việc khai thác xe cho mục đích vận tải/đưa đón công nhân viên/học sinh theo đúng quy định pháp luật.
- [Các trách nhiệm khác theo thỏa thuận]
3.2. Trách nhiệm, quyền hạn của bên B (Bên thuê):
- Tiếp nhận xe và giấy tờ liên quan từ Bên A theo đúng thỏa thuận tại Điều 1.
- Sử dụng xe đúng mục đích thuê (vận tải hành khách/hàng hóa, đưa đón…) và tuân thủ các quy định của pháp luật về giao thông đường bộ và kinh doanh vận tải.
- Bảo quản xe cẩn thận, thực hiện bảo dưỡng định kỳ và sửa chữa nhỏ theo hướng dẫn của nhà sản xuất hoặc theo thỏa thuận. Chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại nếu làm mất mát, hư hỏng xe do lỗi của mình, trừ hao mòn tự nhiên.
- Chịu toàn bộ chi phí vận hành xe trong quá trình sử dụng, bao gồm nhưng không giới hạn ở: xăng dầu, phí cầu đường, phí bến bãi, rửa xe, phạt vi phạm giao thông.
- Thanh toán tiền thuê xe cho Bên A đầy đủ và đúng hạn theo thỏa thuận tại Điều 2.
- Khi xảy ra các sự cố (tai nạn, va chạm, hư hỏng nghiêm trọng…), Bên B phải chủ động xử lý (theo phạm vi trách nhiệm của mình và quy định pháp luật), đồng thời thông báo ngay cho Bên A để phối hợp giải quyết.
- Chịu trách nhiệm về các khoản thuế, phí, lệ phí liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh vận tải hoặc vận chuyển do Bên B thực hiện bằng chiếc xe thuê này (ví dụ: phí khai thác tuyến, thuế môn bài của đơn vị vận tải của Bên B…).
- [Các trách nhiệm khác theo thỏa thuận]
ĐIỀU 4 : HIỆU LỰC HỢP ĐỒNG
- Thời hạn của Hợp đồng này là: … [Đơn vị thời gian: năm, tháng].
- Hợp đồng có giá trị kể từ ngày ….. tháng … năm [Năm bắt đầu] đến hết ngày …..tháng …. năm [Năm kết thúc].
- Nếu một trong hai Bên muốn chấm dứt Hợp đồng trước thời hạn thỏa thuận, Bên đó phải thông báo bằng văn bản cho Bên kia trước ít nhất …. [Đơn vị thời gian: ngày, tháng]. Các điều khoản bồi thường thiệt hại do chấm dứt hợp đồng trước hạn (nếu có) sẽ do hai bên thỏa thuận thêm bằng phụ lục hoặc quy định cụ thể tại đây.
ĐIỀU 5 : ĐIỀU KHOẢN CHUNG
Trong suốt quá trình thực hiện Hợp đồng, nếu có bất kỳ đề nghị điều chỉnh, bổ sung hoặc vướng mắc phát sinh, các bên cam kết thông báo cho nhau bằng văn bản và cùng bàn bạc, thương lượng để giải quyết trên tinh thần hợp tác, thiện chí.
Hai bên cam kết thực hiện nghiêm túc và đầy đủ các điều khoản đã thỏa thuận trong Hợp đồng này. Không bên nào được tự ý đơn phương sửa đổi, đình chỉ hoặc hủy bỏ Hợp đồng trừ trường hợp được Hợp đồng hoặc pháp luật cho phép. Mọi sự vi phạm Hợp đồng sẽ được xử lý theo quy định của pháp luật Việt Nam.
Hợp đồng này có hiệu lực kể từ ngày ký. Hợp đồng được lập thành 02 (Hai) bản gốc có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ 01 (Một) bản để thực hiện.
ĐẠI DIỆN BÊN A (Bên cho thuê)
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ & đóng dấu nếu có)
ĐẠI DIỆN BÊN B (Bên thuê)
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ & đóng dấu nếu có)
Việc sử dụng một mẫu hợp đồng thuê xe ô tô vận tải chuyên nghiệp và tuân thủ pháp luật là bước không thể thiếu để đảm bảo sự minh bạch, an toàn và bền vững cho các giao dịch thuê xe phục vụ mục đích kinh doanh. Hy vọng những thông tin và mẫu hợp đồng tham khảo từ toyotaokayama.com.vn sẽ giúp quý vị hoàn thiện văn bản pháp lý quan trọng này một cách hiệu quả nhất.
