Biên bản thanh lý hợp đồng thuê xe ô tô là một văn bản pháp lý quan trọng, đánh dấu sự kết thúc các thỏa thuận và nghĩa vụ giữa bên thuê và bên cho thuê sau khi thời hạn hợp đồng thuê xe đã chấm dứt hoặc được chấm dứt trước thời hạn. Đối với người dùng tại toyotaokayama.com.vn, việc hiểu rõ về loại biên bản này là cần thiết để đảm bảo quá trình thuê và trả xe diễn ra minh bạch, đúng pháp luật, tránh phát sinh tranh chấp không đáng có. Bài viết này sẽ đi sâu vào mục đích, thời điểm cần lập cũng như cấu trúc và các nội dung chính của một biên bản thanh lý hợp đồng thuê xe ô tô.
Tại sao cần lập Biên bản Thanh lý Hợp đồng Thuê Xe Ô Tô?
Việc lập biên bản thanh lý hợp đồng thuê xe ô tô không chỉ là thủ tục hành chính đơn thuần mà còn mang ý nghĩa pháp lý sâu sắc. Văn bản này giúp xác nhận rằng cả hai bên đã hoàn thành các nghĩa vụ của mình theo hợp đồng đã ký kết trước đó, bao gồm việc giao trả xe, thanh toán đầy đủ các khoản phí liên quan (tiền thuê, tiền cọc, phí phát sinh nếu có). Đồng thời, nó cũng chính thức chấm dứt hiệu lực của hợp đồng thuê xe gốc, là bằng chứng rõ ràng về sự kết thúc của mối quan hệ hợp đồng. Điều này đặc biệt quan trọng để phòng ngừa mọi tranh chấp có thể nảy sinh trong tương lai liên quan đến tình trạng xe, công nợ hoặc các điều khoản khác đã quy định trong hợp đồng ban đầu. Một biên bản được lập đầy đủ và chính xác thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng pháp luật của cả bên thuê và bên cho thuê.
Khi nào nên lập Biên bản Thanh lý Hợp đồng Thuê Xe Ô Tô?
Có hai thời điểm chính mà việc lập biên bản thanh lý hợp đồng thuê xe ô tô trở nên cần thiết:
Thứ nhất, khi hợp đồng thuê xe ô tô hết thời hạn theo thỏa thuận ban đầu. Đây là trường hợp phổ biến nhất, khi cả hai bên đã thực hiện đầy đủ hợp đồng trong suốt thời gian đã định. Biên bản thanh lý sẽ ghi nhận việc hoàn thành nghĩa vụ và kết thúc hợp đồng theo đúng kế hoạch.
Thứ hai, khi hợp đồng thuê xe ô tô bị chấm dứt trước thời hạn. Điều này có thể xảy ra do thỏa thuận của cả hai bên, hoặc do một bên vi phạm hợp đồng khiến bên kia có quyền đơn phương chấm dứt theo quy định pháp luật và các điều khoản đã ký. Dù lý do là gì, việc lập biên bản thanh lý (hoặc chấm dứt/thỏa thuận chấm dứt hợp đồng) là cực kỳ quan trọng để ghi nhận tình trạng hiện tại, các nghĩa vụ đã/chưa hoàn thành và sự đồng thuận (hoặc lý do) chấm dứt.
Nội dung chính của Biên bản Thanh lý Hợp đồng Thuê Xe Ô Tô
Một biên bản thanh lý hợp đồng thuê xe ô tô tiêu chuẩn cần bao gồm các phần chính yếu sau đây để đảm bảo tính pháp lý và sự rõ ràng:
Thông tin các bên liên quan
Phần này nêu rõ danh tính đầy đủ của bên cho thuê và bên thuê. Đối với cá nhân, cần ghi rõ họ tên, năm sinh, số Căn cước công dân/Chứng minh nhân dân, nơi cư trú và thông tin liên lạc. Đối với tổ chức/doanh nghiệp, cần ghi rõ tên công ty, địa chỉ trụ sở chính, Mã số thuế, thông tin về người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền) bao gồm họ tên, chức vụ và giấy tờ tùy thân. Việc cung cấp thông tin chính xác giúp xác định rõ ràng chủ thể của hợp đồng.
Căn cứ pháp lý và hợp đồng gốc
Biên bản cần viện dẫn các căn cứ pháp lý liên quan (ví dụ: Bộ luật Dân sự 2015 hoặc các văn bản pháp luật chuyên ngành khác nếu có) và đặc biệt là số, ngày ký của hợp đồng thuê xe ô tô gốc đang được thanh lý. Điều này khẳng định biên bản được lập dựa trên cơ sở của hợp đồng đã tồn tại và tuân thủ quy định của pháp luật hiện hành.
Các điều khoản chấm dứt/thanh lý cụ thể
Đây là phần quan trọng nhất của biên bản, ghi chi tiết các nội dung xác nhận việc thanh lý. Cần nêu rõ thời gian và địa điểm lập biên bản, lý do thanh lý (hết hạn hợp đồng, chấm dứt trước hạn do thỏa thuận/vi phạm…). Biên bản phải mô tả chính xác tình trạng của chiếc xe ô tô khi bàn giao lại (biển số, nhãn hiệu, số loại, số máy, số khung, tình trạng bên ngoài, bên trong, các hư hỏng nếu có…). Các vấn đề tài chính như tiền thuê xe đã thanh toán, số tiền còn nợ (nếu có), việc hoàn trả tiền đặt cọc, và các chi phí phát sinh khác (phí sửa chữa, phí phạt do vi phạm hợp đồng…) cần được ghi nhận rõ ràng và xác nhận đã hoàn thành hoặc phương thức giải quyết.
Cam đoan và trách nhiệm các bên
Hai bên cần cam đoan rằng việc ký kết biên bản là hoàn toàn tự nguyện, dựa trên sự hiểu biết đầy đủ về quyền, nghĩa vụ và hậu quả pháp lý. Đồng thời, khẳng định đã thực hiện đầy đủ các thỏa thuận trong biên bản này. Biên bản thường được lập thành ít nhất hai bản gốc có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ một bản để làm căn cứ khi cần thiết.
Mẫu Biên bản Thanh lý Hợp đồng Thuê Xe Ô Tô phổ biến
Dưới đây là một số mẫu biên bản thường được sử dụng khi thanh lý hợp đồng thuê xe ô tô. Các mẫu này có thể điều chỉnh cho phù hợp với từng trường hợp cụ thể.
Mẫu Văn bản Thỏa thuận Chấm dứt Hợp đồng Thuê Xe
Văn bản này thường được sử dụng khi các bên thỏa thuận chấm dứt hợp đồng trước thời hạn. Nội dung tập trung vào việc xác nhận hợp đồng gốc, nêu rõ lý do chấm dứt dựa trên thỏa thuận, và các vấn đề phát sinh do việc chấm dứt sớm (ví dụ: trả lại xe, xử lý tiền đặt cọc và các khoản thanh toán còn lại).
VĂN BẢN THỎA THUẬN CHẤM DỨT HỢP ĐỒNG THUÊ XE
Số: ……
- Căn cứ Bộ luật Dân sự 2015;
- Căn cứ hợp đồng thuê xe số….. ngày …/…./….
- Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và nhu cầu của các bên.
Hôm nay, ngày …… tháng …. năm ……….. tại: …………………….. Chúng tôi gồm có:
Bên cho thuê (sau đây gọi là Bên A):
Ông: ..................................................................
Sinh năm: ..........................................................
Căn cước công dân số: …… cấp ngày…… do Cục cảnh sát …………
Nơi cư trú: …………………………………………
Cùng vợ là Bà: ..................................................
Sinh năm: ..........................................................
Căn cước công dân số: ……… cấp ngày……… do Cục cảnh sát …………
Nơi cư trú: …………………………………………
Bên thuê (sau đây gọi là Bên B):
CÔNG TY …………………………………………
Trụ sở: ……………………………………………
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: ……………….. do Sở kế hoạch và đầu tư tỉnh/thành phố ……………………… cấp lại ngày …………………..; đăng ký thay đổi lần thứ ……….. ngày ……………………………..
Người đại diện : ông/bà …………………………
Chức vụ : ……………………………...................
CMND/CCCD/Hộ chiếu số: ……………………. cấp ngày ……………………. tại …………………….
(Giấy ủy quyền số: … ngày …. tháng … năm … do … chức vụ … ký)
Hai bên đồng ý giao kết văn bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng thuê xe với các nội dung thỏa thuận sau đây:
ĐIỀU 1
NỘI DUNG THỎA THUẬN CHẤM DỨT
- Nguyên trước đây bên A và bên B có ký kết Hợp đồng thuê xe số …. ngày … tháng … năm 20….
- Nay hai bên thỏa thuận chấm dứt Hợp đồng thuê xe số …. ngày … tháng … năm 20…..
- Lý do chấm dứt: bên B không còn nhu cầu thuê xe và bên A đồng ý chấm dứt Hợp đồng thuê xe nêu trên.
- Bên B trả lại cho bên A xe mang biển số ……………., Nhãn hiệu: ……………., số loại: ……………., Loại xe: ……………., màu sơn: ……………., số máy: ……………., số khung: ……………., Dung tích: ……………., số chỗ ngồi: ……………. theo Giấy chứng nhận đăng ký xe số ……………. do Phòng Cảnh Sát Giao Thông ……………. cấp ngày ……………. (đăng ký lần đầu ngày …………….);
- Tiền đặt cọc và tiền thuê xe còn lại (nếu có) do hai bên tự thỏa thuận, tự thực hiện và chịu trách nhiệm trước pháp luật.
- Việc giao nhận xe, tiền đặt cọc và tiền thuê xe còn lại (nếu có) nêu trên do hai bên tự thực hiện và chịu trách nhiệm trước pháp luật.
- Hai bên đã chấm dứt quyền và nghĩa vụ của mỗi bên ghi trong Hợp đồng thuê xe nêu trên.
ĐIỀU 2
PHƯƠNG THỨC GIẢI QUYẾT TRANH CHẤP
Trong quá trình thực hiện văn bản, nếu phát sinh tranh chấp, các bên cùng nhau thương lượng giải quyết trên nguyên tắc tôn trọng quyền lợi của nhau; trong trường hợp không giải quyết được, thì một trong hai bên có quyền khởi kiện để yêu cầu tòa án có thẩm quyền giải quyết theo quy định của pháp luật.
ĐIỀU 3
CAM ĐOAN CỦA CÁC BÊN
Bên A và bên B chịu trách nhiệm trước pháp luật về những lời cam đoan sau đây:
1. Việc giao kết Văn bản này hoàn toàn tự nguyện, không bị lừa dối hoặc ép buộc;
2. Thực hiện đúng và đầy đủ tất cả các thỏa thuận đã ghi trong văn bản này.
ĐIỀU 4
ĐIỀU KHOẢN CUỐI CÙNG
Hai bên đã hiểu rõ quyền, nghĩa vụ, lợi ích hợp pháp của mình và hậu quả pháp lý của việc giao kết văn bản này.
| Bên A(Ký và ghi rõ họ tên) | Bên B(Ký và ghi rõ họ tên) |
|---|---|
Biên bản chấm dứt hợp đồng thuê xe ô tô
Mẫu Biên bản Nghiệm thu và Thanh lý Hợp đồng Vận chuyển
Mẫu này thường được sử dụng trong các hợp đồng dịch vụ vận chuyển, nơi bên A thuê bên B cung cấp dịch vụ đưa đón bằng xe ô tô. Nó kết hợp cả việc nghiệm thu (xác nhận dịch vụ đã hoàn thành theo yêu cầu) và thanh lý (xác nhận công nợ và việc thanh toán cuối cùng). Mặc dù tiêu đề là “Hợp đồng Vận chuyển”, cấu trúc này có thể áp dụng cho các trường hợp thuê xe kèm tài xế theo chuyến hoặc theo dự án cụ thể.
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
BIÊN BẢN NGHIỆM THU VÀ THANH LÝ HỢP ĐỒNG VẬN CHUYỂN
Số: ...
- Căn cứ tình hình thực hiện hợp đồng vận chuyển số ... ký ngày .. giữa ... và Công ty ...;
- Căn cứ Biên bản xác nhận sử dụng dịch vụ ngày ...;
Hôm nay, ngày tháng ... năm 2020, chúng tôi gồm có:
Bên A: ...............................
Đại diện: ................... - Chức vụ: ........................
Địa chỉ: .................. - ĐT: ...................
Mã số thuế: .......................
Tài khoản: ................ - tại: ..........................
Bên B: ..............................
Đại diện: ................ - Chức vụ: Giám đốc
Địa chỉ: ...................
Mã số thuế: ........................
Tên đơn vị hưởng: ..........................
Số tài khoản: ......................
Tại: .........................
Sau khi bàn bạc, hai bên thống nhất nghiệm thu và thanh lý hợp đồng vận chuyển số ... ký ngày .......... phục vụ cho “...” của bên A như sau:
Điều 1: Nội dung thanh lý hợp đồng
Bên B đã hoàn thành việc vận chuyển khách phục vụ Hội thảo khoa học “...” cho bên A, nội dung cụ thể như sau:
STT Nội dung dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá (VND) Thành tiền (VND)
1 Xe du lịch đón đưa đại biểu chuyến:
+ Hà Nội - Thanh Hóa - Ninh Bình - Nghệ An - Quảng Ninh - Hải Phòng ngày ...
+ Thanh Hóa - Hà Nội ngày ... Số lượng xe: 02 28.480.000
Tổng tiền 28.480.000
(Bằng chữ: hai tám triệu bốn trăm tám mươi ngàn đồng)
- Giá trên đã bao gồm thuế, phí liên quan.
- Thời gian sử dụng xe: 22-24/7/2020.
- Giá trị Hợp đồng: 28.480.000đồng (Bằng chữ: hai tám triệu bốn trăm tám mươi ngàn đồng chẵn).
Điều 2: Thanh toán
2.1. Giá trị thanh lý: 28.480.000 đồng
Đã đặt cọc: 0 đồng
Số tiền bên A phải thanh toán cho bên B: 28.480.000 đồng
Bằng chữ: mười tám triệu bốn trăm tám mươi ngàn đồng chẵn./.
2.2. Phương thức thanh toán: chuyển khoản.
Điều 3: Điều khoản chung
Sau khi bên A nhận được đầy đủ chứng từ thanh toán hợp lệ của Bên B cung cấp và Bên A thanh toán 100% số tiền theo giá trị biên bản nghiệm thu và thanh lý Hợp đồng ở Điều 2 thì hợp đồng số ... hoàn toàn được thanh lý và hết hiệu lực.
Biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng lập thành 05 bản, có giá trị pháp lý như nhau, bên A giữ 04 bản, bên B giữ 01 bản.
| ĐẠI DIỆN BÊN A | ĐẠI DIỆN BÊN B |
|---|---|Mẫu Biên bản Thanh lý Hợp đồng Thuê Xe Ô Tô Ngắn Gọn
Đây là phiên bản đơn giản hơn, phù hợp với các hợp đồng thuê xe có thời gian ngắn hoặc ít điều khoản phức tạp. Nó tập trung vào việc xác nhận hợp đồng gốc, thông tin các bên, xe được thuê và xác nhận việc đã hoàn thành thanh toán.
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMĐộc lập - Tự do - Hạnh phúc------------------------
................, ngày ...tháng....năm........
BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG THUÊ XE Ô TÔ
Căn cứ vào hợp đồng thuê xe số .............................tại .........................Chúng tôi gồm:
I/ Đại diện bên A (Bên thuê xe)
Bên thuê xe [Tên công ty/trung tâm/ cơ sở thuê xe]:.........................................................
Đại diện là Ông/Bà ................................................Chức vụ:............................................
Địa chỉ:...........................................................................................................................
Điện thoại: ......................................Fax:.........................................................................
Mã số thuế:.....................................................................................................................
Số tài khoản: ..................................Tại Ngân hàng:..........................................................
II/ Đại diện bên B (Chủ xe/Cho thuê xe)
Bên cho thuê xe [Tên công ty/trung tâm/ cơ sở cho thuê xe]:..............................................
Đại diện là Ông/Bà:...............................................Chức vụ:..............................................
Địa chỉ:...........................................................................................................................
Điện thoại:....................................... Fax:........................................................................
Mã số thuế:....................................................................................................................
Số tài khoản:.................................... Tại Ngân hàng:.......................................................
Hai bên thống nhất thanh lý hợp đồng thuê xe với nội dung sau:
Thanh lý hợp đồng thuê xe:.............................................................................................
Biển kiểm soát:..............................................................................................................
Bên A đã thanh toán đầy đủ số tiền:................................................................................
Bên B đã phục vụ đầy đủ, nhiệt tình và đã nhận đủ số tiền:..............................................
Thanh lý hợp đồng thuê xe có hiệu lực kể từ ngày ký, được lập thành 02 bản, có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ 01 bản.
| ĐẠI DIỆN BÊN A | ĐẠI DIỆN BÊN B |
|---|---|Lưu ý quan trọng khi lập Biên bản Thanh lý
Để đảm bảo biên bản thanh lý hợp đồng thuê xe ô tô có giá trị pháp lý và phản ánh đúng thực tế, các bên cần lưu ý một số điểm sau:
Thứ nhất, kiểm tra kỹ tình trạng xe trước khi bàn giao. Việc đối chiếu với biên bản bàn giao xe ban đầu và ghi nhận chi tiết mọi hư hỏng (nếu có) là vô cùng cần thiết để xác định trách nhiệm sửa chữa.
Thứ hai, đối chiếu công nợ. Rà soát lại toàn bộ các khoản tiền thuê xe, tiền đặt cọc, các chi phí phát sinh như phí quá giờ, phí nhiên liệu, phí vệ sinh… và xác nhận số tiền cuối cùng cần thanh toán hoặc hoàn trả.
Thứ ba, đảm bảo thông tin pháp lý của các bên và hợp đồng gốc được ghi chính xác trong biên bản.
Cuối cùng, biên bản phải được ký xác nhận bởi người đại diện có thẩm quyền của cả hai bên (và đóng dấu nếu là tổ chức/doanh nghiệp). Số lượng bản gốc được lập cũng cần được ghi rõ.
Hiểu rõ quy trình và các nội dung cần thiết của biên bản thanh lý hợp đồng thuê xe ô tô sẽ giúp bạn thực hiện giao dịch thuê xe một cách suôn sẻ và chuyên nghiệp. Nó không chỉ bảo vệ quyền lợi của bạn mà còn góp phần xây dựng mối quan hệ minh bạch giữa bên thuê và bên cho thuê. Việc sử dụng các mẫu biên bản chuẩn và điều chỉnh linh hoạt theo từng tình huống cụ thể sẽ giúp quá trình thanh lý diễn ra nhanh chóng và hiệu quả. Để tìm hiểu thêm thông tin chi tiết về các thủ tục liên quan đến xe ô tô, bạn có thể tham khảo tại toyotaokayama.com.vn.
