Khi thực hiện giao dịch mua bán xe ô tô cũ giữa các tỉnh thành, việc nắm rõ thủ tục rút hồ sơ gốc xe ô tô là vô cùng quan trọng. Đây là bước bắt buộc giúp đảm bảo quyền sở hữu hợp pháp cho chủ mới và hỗ trợ công tác quản lý phương tiện của cơ quan nhà nước. Bài viết này của toyotaokayama.com.vn sẽ cung cấp cho bạn đọc những thông tin chi tiết và đầy đủ nhất về quy trình này, giúp bạn tự tin hoàn tất thủ tục một cách nhanh chóng và thuận lợi.
Thủ tục rút hồ sơ gốc xe ô tô là gì?
Thủ tục rút hồ sơ gốc xe ô tô về bản chất là một quy trình hành chính nhằm di chuyển bộ hồ sơ pháp lý ban đầu của chiếc xe từ cơ quan công an nơi xe đã đăng ký trước đó về cho người mua xe (thường ở tỉnh/thành phố khác). Việc này cần thực hiện khi có sự thay đổi chủ sở hữu (mua bán, cho, tặng) và chủ mới muốn đăng ký chiếc xe đó tại địa phương mình đang sinh sống. Mục đích chính là để cơ quan đăng ký xe tại địa phương mới có đầy đủ thông tin về nguồn gốc và lịch sử pháp lý của phương tiện, từ đó tiến hành cấp đăng ký xe và biển số mới mang tên chủ sở hữu hiện tại.
Hình ảnh minh họa thủ tục rút hồ sơ gốc xe ô tô khi mua bán xe cũ khác tỉnh
Rút hồ sơ gốc ô tô có phải là thủ tục bắt buộc khi mua xe cũ?
Không phải mọi trường hợp mua bán xe ô tô cũ đều yêu cầu thủ tục rút hồ sơ gốc xe ô tô. Quy trình này chỉ trở nên bắt buộc khi có sự khác biệt về địa giới hành chính giữa bên bán (nơi xe đang đăng ký) và bên mua (nơi chủ mới muốn đăng ký xe). Cụ thể, nếu bạn mua bán, cho tặng xe ô tô giữa các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác nhau, việc rút hồ sơ gốc là không thể bỏ qua. Ngược lại, nếu giao dịch diễn ra giữa hai bên cùng sinh sống và chiếc xe sẽ được đăng ký lại trong phạm vi cùng một tỉnh/thành phố, thì bạn không cần thực hiện thủ tục rút hồ sơ gốc, mà chỉ cần làm thủ tục sang tên đổi chủ tại địa phương.
Hướng dẫn thực hiện thủ tục rút hồ sơ gốc ô tô đúng quy định
Theo quy định tại Điều 10, Điều 15, Điều 16 Thông tư 58/2020/TT-BCA, khi chuyển nhượng, sang tên ô tô giữa các tỉnh, các bên liên quan cần thực hiện thu hồi đăng ký và biển số (rút hồ sơ gốc) tại cơ quan công an nơi xe đã đăng ký trước đó trước khi làm thủ tục đăng ký sang tên cho chủ mới tại địa phương của họ. Để tiến hành thủ tục rút hồ sơ gốc xe ô tô theo đúng quy định, bạn có thể tham khảo các bước chi tiết dưới đây.
Hồ sơ cần chuẩn bị khi rút hồ sơ gốc xe ô tô
Trước khi đến cơ quan công an để thực hiện thủ tục, bên bán và bên mua cần chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ sau. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ giúp quy trình diễn ra nhanh chóng và suôn sẻ, tránh mất thời gian bổ sung giấy tờ không cần thiết.
- Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân còn hiệu lực của cả chủ xe (bên bán) và người mua xe. Giấy tờ tùy thân này dùng để xác minh danh tính và thông tin của các bên tham gia giao dịch.
- Giấy khai đăng ký xe (theo mẫu quy định). Mẫu này là văn bản chính thức để bạn kê khai thông tin về xe và đề nghị cơ quan chức năng thực hiện thủ tục.
- Hợp đồng mua bán, chuyển nhượng xe đã được công chứng hoặc chứng thực bởi Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn. Đây là giấy tờ pháp lý chứng minh giao dịch chuyển quyền sở hữu chiếc xe giữa hai bên.
- Giấy ủy quyền của chủ xe (bên bán) cho người mua xe, nếu người mua tự mình đi làm thủ tục rút hồ sơ gốc mà không có sự hiện diện của bên bán. Giấy ủy quyền này phải được công chứng hoặc chứng thực hợp lệ.
Các giấy tờ cần thiết cho thủ tục rút hồ sơ gốc xe ô tô
Trình tự thực hiện thủ tục rút hồ sơ gốc ô tô
Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết, bạn có thể bắt đầu thực hiện thủ tục rút hồ sơ gốc xe ô tô theo trình tự các bước sau đây. Việc tuân thủ đúng thứ tự sẽ giúp bạn hoàn thành thủ tục một cách hiệu quả.
- Bước 1: Ký kết hợp đồng mua bán, chuyển nhượng. Hai bên mua và bán tiến hành ký kết hợp đồng mua bán, cho, tặng xe tại trụ sở Ủy ban nhân dân phường, xã nơi cư trú hoặc tại một văn phòng công chứng uy tín. Hợp đồng này cần có đầy đủ thông tin của các bên, thông tin chi tiết về chiếc xe và điều khoản giao dịch, sau đó được công chứng/chứng thực để có giá trị pháp lý.
- Bước 2: Nộp hồ sơ rút gốc tại cơ quan đăng ký xe cũ. Bên mua (hoặc bên được ủy quyền) mang bộ hồ sơ đã chuẩn bị đến cơ quan Công an nơi chiếc xe đã đăng ký trước đó (thường là Phòng Cảnh sát Giao thông Công an tỉnh/thành phố) để làm thủ tục thu hồi đăng ký và biển số. Cán bộ Cảnh sát Giao thông sẽ tiếp nhận, kiểm tra tính hợp lệ của các giấy tờ và tài liệu liên quan đến việc mua bán, chuyển nhượng xe. Nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan công an sẽ tiến hành thu lại giấy chứng nhận đăng ký xe (bản gốc) và biển số xe cũ.
- Bước 3: Nộp lệ phí trước bạ. Sau khi hoàn tất thủ tục rút hồ sơ gốc tại địa phương cũ, người mua cần đến Chi cục thuế tại quận, huyện, thị xã, thành phố nơi mình đang sinh sống và sẽ đăng ký xe mới để kê khai và nộp lệ phí trước bạ cho chiếc xe ô tô. Việc này cần được thực hiện trước khi đăng ký sang tên tại cơ quan công an địa phương.
- Bước 4: Đăng ký xe sang tên chính chủ. Người mua mang toàn bộ bộ hồ sơ gốc xe ô tô đã được cơ quan công an cũ bàn giao (bao gồm cả giấy xác nhận thu hồi đăng ký/biển số) cùng với các giấy tờ cá nhân và chứng từ nộp lệ phí trước bạ đến cơ quan Công an nơi mình cư trú (nơi muốn đăng ký xe mới). Tại đây, bạn sẽ nộp hồ sơ để tiến hành thủ tục đăng ký sang tên chính chủ và bấm biển số mới cho chiếc xe.
Các bước chi tiết thực hiện thủ tục rút hồ sơ gốc xe ô tô
Đóng lệ phí thủ tục rút hồ sơ gốc ô tô bao nhiêu tiền?
Một trong những câu hỏi thường gặp là chi phí cho thủ tục rút hồ sơ gốc xe ô tô. Theo Thông tư 58/2020/TT-BCA, quy định về việc thu hồi đăng ký, biển số xe (bao gồm cả việc rút hồ sơ gốc) được thực hiện hoàn toàn miễn phí. Điều này có nghĩa là bạn không phải nộp bất kỳ khoản lệ phí hành chính nào cho cơ quan công an khi làm thủ tục này.
Tuy nhiên, cần lưu ý rằng bên mua xe, người nhận xe hoặc người được cho tặng vẫn phải thực hiện nghĩa vụ tài chính là nộp lệ phí trước bạ cho cơ quan thuế tại địa phương nơi đăng ký xe mới. Mức lệ phí trước bạ đối với ô tô cũ được quy định tại Khoản 4 Điều 8 Nghị định 10/2022/NĐ-CP với mức chung là 1% trên giá trị tính lệ phí trước bạ của chiếc xe.
Mức phí này có thể thay đổi trong một số trường hợp đặc biệt:
- Nếu chiếc xe đã được chủ sở hữu trước đó kê khai và nộp lệ phí trước bạ ở mức 2% (áp dụng cho lần đăng ký đầu tiên tại một số địa phương), sau đó chuyển nhượng cho tổ chức, cá nhân tại các Thành phố trực thuộc Trung ương như Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh,… thì mức lệ phí trước bạ cần nộp cho lần chuyển nhượng này sẽ là 5% trên giá trị tính lệ phí trước bạ.
- Trường hợp xe ô tô đã từng nộp lệ phí trước bạ ở mức 5% (ví dụ: do chuyển nhượng vào các Thành phố trực thuộc Trung ương), thì các lần chuyển nhượng, sang tên tiếp theo (không phân biệt địa phương) sẽ áp dụng mức lệ phí trước bạ là 1%.
Như vậy, khi làm thủ tục rút hồ sơ gốc xe ô tô, khoản tiền bạn cần chi trả chủ yếu là lệ phí trước bạ và các chi phí phát sinh khác như công chứng hợp đồng mua bán, cà số khung số máy, v.v., chứ không phải chi phí cho riêng việc rút hồ sơ tại cơ quan công an.
Chi phí và lệ phí khi làm thủ tục rút hồ sơ gốc xe ô tô
Thời gian giải quyết thủ tục rút hồ sơ gốc ô tô có lâu không?
Theo quy định, thời gian giải quyết thủ tục rút hồ sơ gốc xe ô tô tại cơ quan công an (tính từ thời điểm tiếp nhận hồ sơ đầy đủ và hợp lệ) không quá 2 ngày làm việc. Đây là khoảng thời gian khá nhanh chóng, cho phép người dân hoàn thành bước này một cách hiệu quả.
Điều đáng chú ý là khi bên mua, bên nhận hoặc bên được cho tặng xe đã có trong tay hợp đồng mua bán ô tô được công chứng hợp lệ, bên bán (chủ cũ của chiếc xe) không nhất thiết phải có mặt cùng để làm thủ tục rút hồ sơ gốc. Bên mua hoàn toàn có thể chủ động tự mình đến cơ quan công an nơi xe đăng ký cũ để thực hiện quy trình này, với điều kiện phải mang theo đầy đủ các giấy tờ cần thiết như sau, tùy thuộc vào việc người bán là cá nhân hay công ty:
Trường hợp người bán là cá nhân
Khi chủ xe cũ là một cá nhân, người mua đi làm thủ tục rút hồ sơ gốc xe ô tô một mình cần chuẩn bị các giấy tờ sau để chứng minh quyền và nghĩa vụ liên quan:
- Bản gốc Giấy chứng nhận Đăng kiểm xe ô tô còn hiệu lực.
- Bản gốc Giấy chứng nhận Đăng ký xe ô tô.
- Hợp đồng mua bán xe ô tô đã được công chứng hoặc chứng thực.
- 02 bản Giấy khai sang tên, di chuyển xe ô tô (theo mẫu, đã dán bản cà số khung, số máy). Bản cà này dùng để xác minh thông tin xe.
- Biển số xe (cả biển trước và biển sau) đã được tháo rời khỏi xe.
- Bản sao có công chứng hoặc bản chính (để đối chiếu) Giấy tờ tùy thân (CCCD/CMND) của cả bên bán và bên mua.
Trường hợp người bán là công ty/doanh nghiệp
Nếu chủ sở hữu chiếc xe là một công ty hoặc doanh nghiệp, người mua cần chuẩn bị bộ hồ sơ phức tạp hơn một chút khi tự đi làm thủ tục rút hồ sơ gốc xe ô tô:
- 02 bản Giấy khai sang tên, di chuyển xe ô tô (theo mẫu, đã dán bản cà số khung, số máy rõ nét).
- 02 bản Hợp đồng mua bán xe ô tô đã được công chứng hoặc chứng thực.
- 01 bản gốc Giấy chứng nhận đăng ký xe ô tô.
- 01 bản gốc Giấy chứng nhận đăng kiểm xe ô tô.
- Biển số xe (cả biển trước và biển sau) đã được tháo rời.
- 01 bản gốc Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy phép thành lập doanh nghiệp của công ty bán xe.
- 01 bản gốc Hóa đơn giá trị gia tăng (VAT) hoặc hóa đơn bán hàng theo quy định được xuất bởi công ty bán ô tô cho người mua.
- 01 bản gốc Giấy giải chấp ngân hàng (nếu chiếc xe trước đó được thế chấp tại ngân hàng).
Việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác các loại giấy tờ theo từng trường hợp sẽ giúp quá trình giải quyết thủ tục rút hồ sơ gốc xe ô tô diễn ra trong thời gian ngắn nhất theo quy định.
Hồ sơ rút hồ sơ gốc xe ô tô khi người bán là công ty
Một số lưu ý quan trọng khi làm thủ tục rút hồ sơ gốc ô tô
Để quá trình thực hiện thủ tục rút hồ sơ gốc xe ô tô diễn ra thuận lợi, tiết kiệm thời gian và công sức, người mua xe cũ cần đặc biệt chú ý đến những điểm sau:
Tìm hiểu kỹ thông tin xe và nguồn gốc chủ xe
Trước khi đi đến quyết định mua xe và tiến hành thủ tục rút hồ sơ gốc xe ô tô, việc dành thời gian tìm hiểu kỹ lưỡng về lịch sử của chiếc xe và nguồn gốc của chủ sở hữu là cực kỳ cần thiết. Hãy kiểm tra xem xe có vướng mắc pháp lý nào không, có phải là tang vật của vụ án hay tranh chấp dân sự nào không. Thông tin minh bạch và rõ ràng về xe và chủ xe sẽ đảm bảo quá trình mua bán và làm thủ tục sang tên diễn ra suôn sẻ, tránh được những rắc rối pháp lý phức tạp về sau.
Phải nộp lại đăng ký và đăng kiểm gốc của xe ô tô
Khi bạn thực hiện thủ tục rút hồ sơ gốc xe ô tô tại cơ quan công an nơi xe đăng ký ban đầu, cán bộ sẽ yêu cầu bạn nộp lại bản gốc giấy chứng nhận đăng ký xe và giấy chứng nhận đăng kiểm của chiếc xe đó. Đây là quy định bắt buộc để cơ quan chức năng tiến hành thu hồi và hoàn thiện hồ sơ chuyển đi. Sau khi thu hồi, cán bộ công an sẽ thực hiện việc cắt một góc nhỏ trên giấy đăng ký xe (điều này là hoàn toàn bình thường và đúng quy định của Nhà nước) rồi đính kèm vào bộ hồ sơ gốc để bàn giao lại cho bạn mang về địa phương mới. Việc cắt góc này nhằm vô hiệu hóa giấy đăng ký cũ, nhưng bản thân giấy đó vẫn là một phần của hồ sơ pháp lý chuyển nhượng.
Phải nộp lại biển số xe
Tương tự như việc nộp lại giấy tờ, trong quá trình làm thủ tục rút hồ sơ gốc xe ô tô, người mua (hoặc người được ủy quyền) cũng phải tháo rời cả biển số xe phía trước và phía sau của chiếc xe cũ để nộp lại cho cơ quan công an. Đây là bước cần thiết để hoàn thành việc thu hồi đăng ký cũ. Sau khi hoàn tất các thủ tục đăng ký sang tên chính chủ tại địa phương mới, bạn sẽ được cấp phát một bộ biển số mới tương ứng với tỉnh/thành phố đăng ký hiện tại.
Yêu cầu nộp lại biển số xe khi làm thủ tục rút hồ sơ gốc ô tô
Hoàn thiện giấy ủy quyền rút hồ sơ gốc xe ô tô
Để tạo điều kiện thuận lợi và tiết kiệm thời gian di chuyển cho cả hai bên, đặc biệt là bên bán, khi thực hiện ký kết hợp đồng mua bán, chuyển nhượng xe tại cơ quan công chứng hoặc UBND xã/phường, người bán nên hoàn thiện giấy ủy quyền cho người mua thực hiện thủ tục rút hồ sơ gốc xe ô tô. Giấy ủy quyền này cho phép người mua thay mặt người bán làm việc với cơ quan công an để hoàn tất quy trình thu hồi đăng ký, giúp bên bán không cần phải có mặt trực tiếp, đặc biệt hữu ích khi hai bên ở cách xa nhau về địa lý.
Bản cà số khung, số máy phải rõ chữ và số
Trong bộ hồ sơ cần chuẩn bị có yêu cầu nộp bản cà số khung và số máy của xe. Đây là bước kiểm tra vật lý quan trọng để đối chiếu thông tin trên giấy tờ với thực tế chiếc xe. Do đó, khi thực hiện việc cà số khung, số máy, bạn cần đảm bảo rằng các chữ và số trên bản cà phải thật rõ nét, dễ đọc. Cơ quan thẩm quyền sẽ không tiếp nhận hồ sơ nếu bản cà số khung, số máy bị mờ, nhòe, hoặc không đọc được các ký tự. Hãy cẩn thận và thực hiện việc cà số này một cách chính xác.
Việc nắm vững và tuân thủ các lưu ý trên sẽ giúp quá trình làm thủ tục rút hồ sơ gốc xe ô tô của bạn diễn ra thuận lợi, tránh được những sai sót không đáng có và hoàn tất việc sang tên đổi chủ trong thời gian sớm nhất.
Quy trình thủ tục rút hồ sơ gốc xe ô tô là một bước pháp lý quan trọng khi mua bán xe cũ giữa các tỉnh thành. Mặc dù có vẻ phức tạp với nhiều loại giấy tờ và các bước khác nhau, nhưng khi đã nắm rõ thông tin chi tiết và tuân thủ đúng quy định, bạn hoàn toàn có thể hoàn thành thủ tục này một cách suôn sẻ. Việc hiểu rõ thủ tục rút hồ sơ gốc xe ô tô không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo quyền lợi pháp lý tối đa cho chiếc xe mà bạn sở hữu, giúp quá trình sang tên chính chủ được thực hiện thành công.
